למה גיבוי הוא החלטה עסקית
כמעט כל עסק היום תלוי במידע דיגיטלי: הצעות מחיר, חשבונות, מסמכי לקוחות, דואר והנהלת חשבונות. כשהמידע הזה לא זמין, בגלל תקלה, טעות אנוש או מתקפה, העבודה נעצרת.
לכן השאלה הנכונה היא לא "איזו תוכנת גיבוי לקנות", אלא כמה זמן העסק יכול להיות בלי המידע, וכמה מידע הוא יכול להרשות לעצמו לאבד. התשובות לשתי השאלות האלה קובעות איך הגיבוי צריך להיראות.
גיבוי ושחזור: לא אותו דבר
גיבוי הוא יצירת עותקים של המידע. שחזור הוא היכולת להחזיר את המידע לעבודה. אפשר לגבות כל לילה במשך שנים, ולגלות ביום האמת שהשחזור איטי מדי, חלקי או לא עובד בכלל.
לכן כל תוכנית גיבוי צריכה לכלול גם תוכנית שחזור: מה מחזירים קודם, איך, ומי אחראי על כך.
מה צריך לגבות
התחילו ממיפוי של המקומות שבהם נמצא המידע של העסק. ברוב המשרדים זה כולל:
- תיקיות משותפות ושרת קבצים: המקום שבו רוב העבודה נשמרת.
- מחשבי העובדים: במיוחד מחשבים ניידים וקבצים שנשמרים מקומית.
- דואר ארגוני: כולל תיבות של עובדים שעזבו.
- מערכות ייעודיות: הנהלת חשבונות, CRM או תוכנות מקצועיות, לפי המלצות היצרן.
- הגדרות ותיעוד: הגדרות רשת, רישיונות ומבנה ההרשאות.
כמה עותקים ואיפה
כיוון מקובל בתחום הוא כלל 3-2-1: שלושה עותקים של המידע, על שני סוגי אחסון שונים, כשאחד מהם מחוץ למשרד. זה לא חוק, אלא נקודת פתיחה טובה לחשיבה.
העיקרון החשוב: אירוע אחד, שריפה, גניבה, הצפה או כופרה, לא אמור לפגוע גם במקור וגם בכל העותקים. עותק בענן או במיקום נפרד נותן את ההפרדה הזו.
לא בטוחים מה המצב אצלכם? אפשר להתחיל בבדיקה של הגיבוי הקיים, מה מגובה, איפה, ומתי נבדק שחזור.
לשיחת התייעצותתדירות ותקופת שמירה
תדירות קובעת כמה עבודה עלולה ללכת לאיבוד. אם מגבים פעם ביום, תקלה בשעה ארבע אחר הצהריים עלולה לעלות ביום עבודה שלם. לחלק מהמידע מספיק גיבוי יומי, לחלק כדאי תדירות גבוהה יותר.
תקופת שמירה קובעת כמה אחורה אפשר לחזור. לא תמיד מגלים מיד שקובץ נפגע, לפעמים זה קורה אחרי שבועות. שמירה של גרסאות לאורך זמן מאפשרת לחזור לנקודה שבה המידע עוד היה תקין.
שאלות שכדאי לשאול
- כמה שעות עבודה העסק יכול להרשות לעצמו לאבד?
- כמה זמן אחורה צריך לשמור גרסאות?
- האם יש דרישות חיצוניות לשמירת מידע בתחום שלכם? (כדאי לבדוק מול הגורם המקצועי הרלוונטי)
הרשאות והפרדה
גיבוי שכל משתמש ברשת יכול לגשת אליו ולמחוק, חשוף לאותם סיכונים כמו המידע המקורי. חשוב להגביל את הגישה לגיבוי, להפריד בין חשבונות הניהול לחשבונות העבודה היומיומית, ולהשתמש באימות חזק לחשבונות שמנהלים את הגיבוי.
בדיקות שחזור
הדרך היחידה לדעת שגיבוי עובד היא לשחזר ממנו. כדאי לקבוע בדיקות שחזור קבועות, קובץ בודד, תיקייה ולפעמים מערכת שלמה, ולתעד מה נבדק, כמה זמן זה לקח ומה נמצא.
בדיקה כזו נותנת גם הערכה מציאותית לזמן החזרה לעבודה, וזה מידע חשוב לתכנון.
טעויות נפוצות
- לגבות רק לדיסק חיצוני שמחובר תמיד: הוא חשוף לאותן תקלות ומתקפות כמו המחשב.
- לא לשים לב להתראות כשל: גיבוי שנכשל בשקט במשך חודשים.
- לשכוח מחשבים ניידים ודואר: ולגבות רק את השרת.
- לא לבדוק שחזור: ולגלות את הבעיה ביום שבו צריך אותו.
- אין אחראי: כשכולם חושבים שמישהו אחר מטפל בגיבוי.
רשימת בדיקה לסיכום
- מיפינו איפה נמצא המידע של העסק.
- הגדרנו כמה מידע מותר לאבד וכמה זמן אפשר להיות בלעדיו.
- יש לפחות עותק אחד מחוץ למשרד.
- הוגדרו תדירות ותקופת שמירה.
- הגישה לגיבוי מוגבלת ומוגנת.
- מישהו מקבל התראות ומטפל בכשלים.
- שחזור נבדק ותועד לאחרונה.
אם על חלק מהסעיפים התשובה היא "לא בטוח", זו בדיוק הנקודה להתחיל ממנה.